頭腦風(fēng)暴會、部門策略會、客戶見面會、新聞發(fā)布會、各類營銷峰會、推介會，甚至各種論壇營銷人總要拿出許多時間應(yīng)付各種會議。拍拍腦袋想一想，我們一個月的時間當(dāng)中有多少時間被開會占據(jù)了？

     也許很多營銷人都有同感，那就是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話找你的時候，你常常給予對方的回答是“在會上”。

     而在這些大大小小的會中，有多少是有價值的？有多少是去了以后又后悔的？還有多少是不痛不癢、形同雞肋的？

     參加的會多了，我們也會總結(jié)出一些參會的經(jīng)驗(yàn)，對于參會的選擇，每個人都有自己的原則和標(biāo)準(zhǔn)。對會議的管理，其實(shí)就是一個選擇的過程和時間管理的過程，做好會議管理，你的工作效率會提高很多。

     陳楊

     安吉斯媒體集團(tuán)中國區(qū)策略資源總監(jiān)

     開會頻率：每天至少一次；

     參會類別：公司內(nèi)部自己團(tuán)隊(duì)的會、跟別的部門的會、跟客戶的會、論壇等等；

     參會裝備：筆記本電腦或者iPad；

     開會場所：大部分在公司開，一些很重要的問題可能在飯館或者咖啡廳與客戶聊；

     創(chuàng)意會議形式推薦：內(nèi)容大于形式，開會是為了解決問題；

     會議管理經(jīng)驗(yàn)：開會之前一定要讓所有參會的人心里清楚開會的目標(biāo)，第二是在會上不能分心，對于討論不出結(jié)果或者說不清楚的事情，可以考慮放一放。

     如何跟客戶開會

     第一、明確跟客戶開會要達(dá)成什么目的。

     開會之前要明確會議的重點(diǎn)是什么，需要準(zhǔn)備哪些東西，會后想得到哪些東西。有的時候客戶自己都沒有想清楚的事情，他們自己都不知道要說什么，這時候更要跟客戶明確開會目的。關(guān)鍵在于解決問題，不然就是浪費(fèi)時間。

     第二、明確自己在會議上扮演的角色。

     分類來講，如果是跟客戶分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務(wù)，就要多聽少說話。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶去說服其他人等，都要搞清楚。

     需要注意的是，有的時候和客戶開會不光只有我們媒介策劃公司，還會有參與項(xiàng)目會議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng)意公司等。這種情況下，有些時候我們在項(xiàng)目的意見上會有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負(fù)責(zé)的部分，一般來說不會特別去強(qiáng)調(diào)或反對，但同時也不能一味地讓步，這就需要權(quán)衡。切記不能喧賓奪主，否則會給自己和客戶帶來更多的麻煩。

     第三、要符合客戶口味。

     開會前要做好充分的準(zhǔn)備，要明確自己跟客戶的關(guān)系，要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格， 有的客戶喜歡看圖片，有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。

     第四、會議結(jié)束一定要總結(jié)。

     這是會議結(jié)束后必須做的一件事情，總結(jié)要發(fā)給客戶和每一個相關(guān)的人。因?yàn)楹芏鄷r候在會上說定的東西，客戶一轉(zhuǎn)頭就忘了，日后可能導(dǎo)致各種問題。作總結(jié)一方面是明確每個人的分工和職責(zé)，另一方面也是保護(hù)公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內(nèi)部的各種會議。

     鄭國強(qiáng)

     圣元國際營銷公司市場總監(jiān)

     開會頻率：每周6次以上；

     參會類別：部門內(nèi)部溝通會、跨部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會；公司月度會議、季度會議、年度會議、經(jīng)營會議；產(chǎn)品會、推廣會、培訓(xùn)會、媒介溝通會議等等；

     參會裝備：筆記本電腦；筆記本；

     開會場所：總部；張家界、廬山、馬爾代夫等；歐洲；

     創(chuàng)意會議形式推薦：視頻會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議；

     會議管理經(jīng)驗(yàn)： 第一，會議前，要做好充分的計(jì)劃和準(zhǔn)備。會議的組織者，要明確會議的主題、通過會議要解決的問題，提前準(zhǔn)備好會議討論的基本要點(diǎn)、草案等，提高會議效率，否則容易跑題；第二，會議中，要做好會務(wù)的組織和相關(guān)會務(wù)工作。要有一個文筆較好、邏輯性強(qiáng)、認(rèn)真仔細(xì)的人做好會議記錄，及時將會議討論的結(jié)果、意見、決議等，在會后形成會議紀(jì)要，發(fā)給相關(guān)人員；第三，會議后，要有明確的跟進(jìn)和落實(shí)。對于會議形成的決議和意見，形成紙面的要求，明確完成時間、責(zé)任人，以及相關(guān)支持人等，并明確跟進(jìn)人，及時監(jiān)督、跟進(jìn)，通報(bào)進(jìn)度，確保會議研究的事項(xiàng)按時落地、執(zhí)行到位。

     周例會這樣開

     第一、固化時間和內(nèi)容，形成慣例和習(xí)慣，提高會議效率。

     要固定時間點(diǎn)，比如每周一上午10點(diǎn)開例會，讓大家形成習(xí)慣，從而能夠提前安排好自己的工作。從內(nèi)容上講，總結(jié)上周做了什么， 各項(xiàng)重點(diǎn)工作的進(jìn)度，現(xiàn)在是什么狀況，下一步主要的工作，還需要什么支持，最終再統(tǒng)一強(qiáng)調(diào)，明確下一步的工作重點(diǎn)。關(guān)鍵是形成慣例，開會的時候議程明確、條理清楚、言簡意賅，才會提高效率。

     第二、會議組織者做好會前梳理和會中引導(dǎo)，充分發(fā)揮主導(dǎo)作用。

     作為部門例會的組織者，直接關(guān)系到整個會議的效率和效果。所以，要在會議之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么動態(tài)， 下一步有什么策略和活動規(guī)劃等，對需要明確的重點(diǎn)內(nèi)容，要首先列一個大概的會議提綱， 以免遺漏。在人員匯報(bào)工作的過程中，哪些事情需要明確、哪些事情需要調(diào)整、哪些事情需要強(qiáng)調(diào)、哪些事情需要重點(diǎn)跟進(jìn)等，組織者都要非常清楚，適時強(qiáng)調(diào)和引導(dǎo)，以確保會議的順暢和明確會議的要點(diǎn)。

     第三、群策群力、充分溝通，更好地發(fā)現(xiàn)機(jī)會、找出問題，并解決問題。

     做市場，需要每個人、每個部門之間的相互溝通、協(xié)調(diào)、支持和配合，需要團(tuán)隊(duì)合作的精神。比如一個好的推廣活動，不僅需要設(shè)計(jì)部門充分發(fā)揮想象力和創(chuàng)造力，設(shè)計(jì)出更吸引眼球的海報(bào)和助銷工具，需要產(chǎn)品人員就品牌定位、企業(yè)形象等有個長期的規(guī)劃和建設(shè)，提出合理化的建議意見，還需要推廣人員跟一線人員充分溝通、發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而拿出更簡單、可行的策略和措施，一個推廣活動涉及的環(huán)節(jié)、部門、人員、細(xì)節(jié)很多，需要相互之間充分的溝通，從多方面去碰撞問題、激發(fā)靈感、風(fēng)暴策略，從而找到更好的方案和方法。

     葛承志

     奇藝網(wǎng)銷售部運(yùn)營中心高級總監(jiān)